Rheoli Cofnodion

Mae cofnod yn cael ei ddiffinio fel "gwybodaeth sy’n cael ei chreu, ei derbyn a’i chadw fel tystiolaeth a gwybodaeth gan sefydliad neu unigolyn, wrth ddilyn rhwymedigaethau cyfreithiol neu wrth drin a thrafod busnes". (BS ISO 15489: 2001).

Nod Cod Ymarfer yr Arglwydd Ganghellor ar Reoli Cofnodion (y Cod) yw cefnogi amcanion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 trwy amlinellu'r arferion y dylai cyrff cyhoeddus eu dilyn mewn perthynas â chreu, cadw, rheoli a gwaredu eu cofnodion. Mae Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Gwent yn deall bod cofnodion yn adnodd cyfundrefnol gwerthfawr a bod cofnodion cywir yn darparu tystiolaeth o weithredoedd a phenderfyniadau'r gorffennol, llwybrau archwilio ac atebolrwydd ac mae wedi cynhyrchu Polisi Rheoli Cofnodion ac Amserlen Cadw Gwybodaeth  i sicrhau bod arferion da ar waith ar gyfer rheoli cofnodion a'u bod yn cydymffurfio â'r Cod. Mae'r polisïau hyn yn cydymffurfio â deddfwriaeth arall hefyd, gan gynnwys Deddf Diogelu Data 2018 a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Mae Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Gwent hefyd yn cadw gwybodaeth sy'n ymwneud â swyddogaethau statudol cyn Awdurdod Heddlu Gwent.