Gwneud Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun
Gellir gwneud ceisiadau i weld data personol yn ysgrifenedig (trwy gyfwng cyfryngau cymdeithasol) neu ar lafar. Gallwch wneud ceisiadau mewn gorsafoedd Heddlu ledled Gwent hefyd. Mae gan Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu Ffurflen Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun, sydd wedi ei llunio i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom i'ch adnabod chi, cyfathrebu gyda chi a dod o hyd i ddata amdanoch chi. Nid oes rhaid i chi lenwi'r ffurflen hon i gyflwyno cais, ond mae'n eich helpu chi a Swyddfa'r Comisiynydd gan ei bod yn sicrhau bod y wybodaeth gywir yn cael ei darparu ac yn helpu i brosesu eich cais yn gyflymach.
Mae'n bwysig nodi bod Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu Gwent (Swyddfa'r Comisiynydd) a Heddlu Gwent yn ddau sefydliad ar wahân. Gan hynny, nid yw Swyddfa'r Comisiynydd yn gyfrifol am wybodaeth plismona gweithredol ac nid yw'n cadw'r wybodaeth honno. Cyfrifoldeb Prif Gwnstabl Gwent yw’r wybodaeth honno. Os ydych eisiau gwybodaeth a gedwir gan yr Heddlu amdanoch chi cysylltwch yn uniongyrchol â Heddlu Gwent, mae'r manylion cyswllt ar eu gwefan neu gallwch gyflwyno eich cais yn defnyddio'r ddolen ganlynol: Gofyn am wybodaeth amdanoch chi'ch hun neu bobl eraill | Heddlu Gwent
Os ydych eisiau mathau penodol o ddata yn unig, byddwch mor benodol â phosibl ynghylch y wybodaeth rydych eisiau ei gweld gan y bydd hyn yn ein helpu ni i brosesu eich cais. Os ydym yn dal llawer o wybodaeth amdanoch chi, ac os yw eich cais yn ymwneud â'r holl wybodaeth neu'r rhan fwyaf ohoni, gallwn ddod yn ôl atoch chi i ofyn i chi nodi'n benodol pa wybodaeth yr hoffech ei chael neu gyda pha weithgareddau prosesu y mae eich cais yn ymwneud.
Bydd angen cynhyrchu dau ddull adnabod pan fyddwch yn gwneud Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun er mwyn iddo gael ei brosesu (rhaid i un ohonynt fod ar ffurf llun ohonoch chi). Ymysg yr enghreifftiau o ddulliau adnabod gofynnol mae:
- Trwydded yrru;
- Pasbort cyfredol;
- Cerdyn meddygol;
- Bil diweddar gan gwmni cyfleustodau; neu
- Dystysgrif geni/mabwysiadu.
Ni fyddwn yn dechrau prosesu eich cais nes ein bod yn fodlon ein bod wedi cadarnhau eich hunaniaeth.
Anfonwch fanylion eich cais am fynediad at ddata gan y testun a dogfennau adnabod trwy e-bost at Commissioner@gwent.pnn.police.uk
neu drwy'r post i'r cyfeiriad canlynol:
Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu Gwent
Pencadlys yr Heddlu
Ffordd Parc Llantarnam
Llantarnam
Cwmbrân
NP44 3FW
Neu gallwch ein ffonio ni yn ystod oriau swyddfa sef dydd Llun i ddydd Iau 9am-5pm neu ddydd Gwener 9am-4pm ar 01633 642000.
Cydsyniad i ryddhau gwybodaeth i drydydd parti
Gallwch ofyn i wybodaeth gael ei datgelu i drydydd parti sy'n gweithredu ar eich rhan chi, fel cyfreithiwr.
Er mwyn hwyluso’r gwaith o ddatgelu gwybodaeth i drydydd parti, bydd angen i chi roi cydsyniad clir a phenodol pan fyddwch yn gwneud y cais.Ni fyddwn yn datgelu'r wybodaeth nes bydd Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi derbyn y dogfennau gofynnol i gadarnhau hunaniaeth yr unigolyn sy'n gwneud y cais.
Gwneud cais ar ran Person Ifanc
Gellir derbyn Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun gan berson ifanc os credir bod ganddynt ddigon o allu deallusol i ddeall natur y cais. Yn gyffredinol rhagdybir bod unigolyn 12 oed neu hŷn yn ddigon hen ac aeddfed i arfer hawl unigolyn i weld gwybodaeth a gedwir amdano.
Gall rhiant neu warcheidwad arfer yr hawl a derbyn yr ymateb, os nad oes gan y person ifanc y gallu deallusol i ddeall natur y cais, ac os credir bod y rhiant yn gweithredu er lles gorau'r person ifanc.
Rhaid i rieni ddarparu prawf o gyfrifoldeb rhiant yn yr achosion hyn yn ogystal â dull adnabod dilys ar eu cyfer eu hunain. Ni fydd gwybodaeth yn cael ei datgelu nes bydd Swyddfa'r Comisiynydd wedi derbyn y dogfennau gofynnol er mwyn cadarnhau hunaniaeth yr unigolyn sy'n gwneud cais a chyfrifoldeb rhiant dros y plentyn dan sylw.
Os ydych chi'n chwilio am wybodaeth sy'n cael ei chadw gan Heddlu Gwent amdanoch chi, bydd angen i chi gyflwyno Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun i Heddlu Gwent. Mae mwy o wybodaeth ar gael ar eu gwefan.
Beth fydd yn digwydd nesaf?
Byddwn yn anfon cydnabyddiaeth o'ch cais atoch cyn gynted â phosibl. Gallwn ofyn i chi ddarparu gwybodaeth neu esboniad pellach hefyd, os oes angen, er mwyn prosesu eich cais.
Dylid darparu’r wybodaeth y gofynnir amdani o fewn un mis i dderbyn y cais. Er enghraifft, os derbynnir cais ar y 5ed Mehefin, dylai'r unigolyn ddisgwyl ymateb ar neu cyn y 5ed Gorffennaf. Ni fydd y cyfnod o fis yn dechrau nes bydd yr holl wybodaeth ofynnol wedi cael ei derbyn i alluogi Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu i symud y cais yn ei flaen.
Os oes angen gwybodaeth neu ddogfennau adnabod pellach, bydd yr amserlen yn cael ei gohirio nes y derbynnir y wybodaeth ofynnol.
Os na dderbynnir gwybodaeth neu esboniad pellach o fewn un mis i'r cais gan Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, bydd y cais yn cael ei gau a bydd yr ymgeisydd yn cael ei hysbysu yn ysgrifenedig. Gellir ail agor y cais ar unrhyw adeg pan dderbynnir y wybodaeth y gofynnwyd amdani gan yr unigolyn.
Os yw cais yn rhy gymhleth neu'n gofyn am adolygu nifer fawr o gofnodion, gellir estyn y dyddiad cau ar gyfer cydymffurfio gan ddau fis ychwanegol. Lle mae hyn yn berthnasol, bydd yr unigolyn yn cael ei hysbysu yn ysgrifenedig o fewn y cyfnod dechreuol o un mis.
Os nad yw Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn cadw unrhyw wybodaeth amdanoch chi, byddwch yn cael eich hysbysu. Byddwch hefyd yn cael eich hysbysu am unrhyw achosion lle mae data amdanoch chi wedi cael eu cuddio a'r rhesymau dros wneud hynny, gan gynnwys yr eithriadau perthnasol, oni bai y byddai gwneud hynny yn datgelu gwybodaeth a fyddai'n destun eithriad ynddo'i hun.