Gwaredu Gwybodaeth

Gwaredu Gwybodaeth

Mae pob sefydliad yn creu cofnodion y mae’n rhaid eu casglu, eu cynnal a’u diwygio dros amser, ond mae gan awdurdodau cyhoeddus gyfrifoldeb ychwanegol i fod yn atebol i’r cyhoedd am eu gweithredoedd. Felly mae’n rhaid i’w cofnodion fod yn gywir, yn ddibynadwy a chipio manylion dilys trafodion ac mae’n rhaid i’r polisi ar gyfer rheoli’r cofnodion hynny ddiogelu hawliau preifatrwydd, cyfrinachedd a diogelwch. Mae hyn yn berthnasol i reoli cofnodion ym mhob fformat neu gyfrwng, boed yn gofnodion a grëwyd neu’n rhaid a dderbyniwyd.

Mae rheoli cofnodion yn effeithiol yn hanfodol i roi cymorth i gydymffurfio â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Cod Rheoli Cofnodion a gyhoeddwyd dan Adran 46 o’r Ddeddf, a’r Ddeddf Diogelu Data.

Os nad yw awdurdod cyhoeddus yn gwybod pa wybodaeth y mae’n ei dal, neu os yw’n gwybod bod yr wybodaeth ganddo, ond ei fod yn methu â dod o hyd iddi, ni fydd yn gallu ymateb yn briodol i ofynion y Ddeddf. Mae Cynlluniau Cyhoeddi’n egluro pa wybodaeth y bydd pob awdurdod cyhoeddus yn trefnu iddi fod ar gael i’r cyhoedd yn rheolaidd heb ddisgwyl nes ei fod yn derbyn cais. Os yw dosbarth gwybodaeth wedi’i gynnwys mewn Cynllun Cyhoeddi bydd yr awdurdod cyhoeddus dan ddyletswydd statudol i drefnu bod yr wybodaeth ar gael yn unol â’r amodau a nodir yn y Cynllun. Heb systemau rheoli cofnodion da, bydd awdurdodau cyhoeddus yn cael anhawster cyflawni eu hymrwymiad yn eu cynlluniau.

Bydd awdurdod cyhoeddus sy’n parhau i ddal gwybodaeth bersonol y tu hwnt i’r defnydd cyfreithlon ohoni am nad oes mecanwaith cadarn ganddo i waredu’r wybodaeth ar yr adeg gywir, neu i’w rhoi o’r neilltu i gael ei chadw yn y Swyddfa Cofnodion Cyhoeddus, yn torri’r Ddeddf Diogelu Data.

Mae’n rhaid i ddull integredig o drin cofnodion amcanu at eu rheoli trwy gydol eu hoes, o’r adeg y cânt eu creu nes eu bod yn cael eu gwaredu’n derfynol. Bydd pawb yn y sefydliad yn gyfrifol am reoli cofnodion yn briodol, i’r graddau y maent yn eu creu neu’n eu defnyddio yn eu gwaith beunyddiol.

Mae’r Datganiad Polisi Rheoli Cofnodion a’r Atodlen Cadw a Gwaredu yn egluro sut yr ydym yn bwriadu cyflawni ein hymrwymiadau statudol dan y Ddeddf a’r Cod Adran 46.